Openbare bibliotheken in Vlaanderen die “bib op school” willen opzetten in hun regio, kunnen scholen niet langer toegang geven tot het Wise-raamcontract van Cultuurconnect. Om collecties in bruikleen te geven, moeten ze daarom op zoek naar geschikte software om de schoolbibliotheek te beheren. Dit artikel legt uit waar je als bibliotheek op moet letten bij een alternatief, en hoe je dit aanpakt wanneer het gaat om meerdere scholen in eenzelfde regio.
Nieuwe visie: Bib op School niet langer in Wise
Wise is het bibliotheeksysteem dat Cultuurconnect via een raamcontract aanbiedt aan openbare bibliotheken in Vlaanderen. Vroeger konden bibliotheken die een schoolbibliotheek opstartten, deze in veel gevallen mee opnemen binnen hun eigen Wise-omgeving. Die piste is niet langer beschikbaar: wisselcollecties in scholen worden niet meer gezien als een (deel-)instelling van de openbare bib.
De bibliotheek moet als initiatiefnemer van het Bib op School programma dus op zoek naar een ander systeem. Meerdere deelcollecties beheren zonder de juiste software is namelijk onbegonnen werk. Tegelijk vallen ook een aantal voordelen van de Wise-koppeling weg, zoals de toegang tot Open Vlacc metadata / Elody, de API’s of Bib Analytics. In veel alternatieve bibliotheeksoftware vergt het invoeren en opvolgen van boeken daardoor onnodig veel tijd en moeite.
Waar moet het alternatief aan voldoen?
Een aantal criteria komen telkens terug wanneer bibliotheken op zoek gaan naar software voor de scholen die ze ondersteunen in het kader van Bib op School. We zetten de belangrijkste functionele vereisten op een rijtje:
- Geen leercurve voor niet-professionals. Scholen zoeken een interface die een leerkracht of ouder-vrijwilliger zonder bibliotheekopleiding kan gebruiken.
- Snel op te starten. De collectie moet op korte termijn ingevoerd zijn, liefst het automatisch ophalen van data (ISBN, titel, uitgever, coverfoto…) in plaats van alles manueel in te typen.
- Afgebakende wisselcollectie. De school ontvangt boeken van de openbare bibliotheek, maar heeft ook eigen materialen die structureel gescheiden moeten blijven.
- Uitleenbeheer met barcodes. Scannen in plaats van noteren, met automatische herinneringen zodat de school dat niet zelf moet opvolgen.
- Ondersteuning voor AVI leesniveau, zodat leerlingen zelfstandig een boek op hun niveau kunnen vinden.
- Onafhankelijk van de openbare bib, maar wel met toegang vanuit de openbare bibliotheek voor extra ondersteuning of voor rapportering.
- Integratie met andere schoolsoftware. Laat de Smartschool QR-code gebruiken als bibliotheekpas, of importeer leerlingen vanuit Informat of Wisa.
- Betaalbare all-in prijs zonder verrassingen, zeker wanneer je dit voor meerdere scholen in je regio wil uitrollen.
- Data die de school zelf in handen houdt, ook als het Bib op School concept later zou wijzigen.
Barcodes en metadata: geen dubbel werk
Een veelgehoorde zorg is dat het werk van de openbare bibliotheek (deels) opnieuw moet gebeuren. Dat is niet het geval. De barcodes, ruglabels en ZIZO pictogrammen die de bibliotheek sowieso al op elk boek aanbrengt, blijven gewoon bruikbaar. Colibris herkent deze barcodes en gebruikt ze om uitleente registreren, zonder dat de school opnieuw moet coderen of herlabelen.
Ook voor de titelbeschrijvingen hoeft niemand alles manueel in te voeren. Colibris haalt metadata automatisch op uit online bronnen – in lijn met de Open Vlacc-beschrijvingen die bibliotheken gewoon zijn. Bijna altijd is er ook een aanbevolen leeftijd, coverafbeelding en een korte inhoud of flaptekst beschikbaar. De school scant een boek en de volledige beschrijving wordt doorgaans automatisch ingevuld.
Ook op het vlak van AVI-niveaus of ZIZO pictogrammen sluit Colibris naadloos aan bij de werking van de openbare bibliotheek. Een school kan haar eigen materialen voorzien van labels die dezelfde standaarden hanteren. Zo voelen leerlingen zich meteen thuis in de schoolbibliotheek én in de openbare bibliotheek.
Meerdere scholen: hoe werkt dit?
Vaak wordt gedacht dat één overkoepelend systeem voor alle scholen in de regio de eenvoudigste oplossing is, waarbij elke school een vestiging is. Bij Colibris laat de Multi-versie toe om meerdere vestigingen of deelcollecties onder één account te beheren, maar die vestigingen delen heel wat instellingen: uitleenvoorwaarden, e-mailcommunicatie en andere randvoorwaarden gelden voor de hele licentie. Dat is een goede fit wanneer het gaat om een school of scholengroep met meerdere campussen en een gezamenlijke bibliotheekwerking, maar niet voor losstaande scholen die toevallig in dezelfde gemeente liggen.
Voor een openbare bibliotheek die scholen uit verschillende scholengroepen ondersteunt, is dat niet wat je wil: elke school heeft eigen uitleenregels, een eigen aanspreekpunt en een eigen identiteit, en wil die niet delen met de school verderop. Daarom werkt dit in de praktijk beter met aparte Pro-licenties per school (of aparte Multi-licenties afhankelijk van de functionele vereisten). Wanneer meerdere scholen uit dezelfde regio via jouw initiatief samen instappen, geldt hiervoor een aantrekkelijke groepskorting — je zet dus per school een eigen, onafhankelijke omgeving op, tegen een gunstiger tarief dan wanneer elke school dit apart zou regelen. Doordat scholen eenzelfde systeem gebruiken, is er ook het voordeel van gedeelde kennis en ervaringen.
Wat de school er zelf van merkt
De keuze die jij als bibliotheek maakt, bepaalt of de school er baat bij heeft of er juist een nieuwe last bij krijgt. Een systeem dat te complex is, blijft na de opstartfase liggen: de collectie geraakt niet up-to-date, ontleningen worden niet geregistreerd en het achterliggende doel (leesbevordering) komt niet tot zijn recht. Een cloudgebaseerd systeem waar de school zelf, zonder installatie of technisch beheer, meteen mee aan de slag kan, verlaagt deze drempel aanzienlijk. Colibris draait online, vereist geen IT-ondersteuning op school, en de school kan gemakkelijk haar leerlingen en beheerders toevoegen of up-to-date houden.
Scholen behouden overigens de onbeperkte ondersteuning op technisch en operationeel vlak, rechtstreeks bij ons via de uitgebreide helpsite, e-mail en telefoon. Als bibliotheek hoef je dus geen tijd te investeren in de technische ondersteuning, en kan de focus liggen op de inhoudelijke begeleiding en praktische tips. We zorgen ook voor een vlekkeloze start met de nodige training op school.
Bib op School in meerdere scholen: praktische aanpak
- Leg vooraf vast wie welke rol heeft: wie voert de materialen in? Blijft de bib achteraf betrokken bij het beheer, of draagt de school dit volledig zelf? Welke toegang en data is er nodig om het project te evalueren en te ondersteunen?
- Voorzie een korte opleiding per school, ook als het systeem eenvoudig is. Een uur uitleg bespaart later veel vragen. Colibris kan een gezamenlijke opleiding voorzien, via webmeeting of ter plaatse, en biedt gedurende het project ook rechtstreeks ondersteuning aan de scholen.
- Start eventueel met een pilootschool. Test de opstart, de invoer van de collectie en de eerste weken gebruik voordat je uitbreidt. We leggen graag uit hoe andere bibliotheken dit hebben aangepakt.
- Reken op een aparte licentie per school, niet op één gedeeld account. Dat houdt elke schoolbibliotheek onafhankelijk beheerbaar en zorgt voor optimale flexibiliteit. We bezorgen vrijblijvend een offerte met groepskorting.
Tot slot
Nu scholen niet langer via de openbare bibliotheek kunnen aansluiten bij Wise, is een apart systeem voor de schoolbibliotheken die je ondersteunt geen tijdelijke omweg meer, maar de standaardaanpak. Naast onze individuele klanten hebben we uitgebreide ervaring met een regionale uitrol naar meerdere, onafhankelijke scholen. Hiervoor is een reeks aparte licenties met groepskorting de aangewezen weg. Ons gebruiksvriendelijke en cloudgebaseerde systeem maakt de implementatie én het dagdagelijkse gebruik overzichtelijk en eenvoudig, zowel aan de kant van de openbare bibliotheek als aan de kant van de scholen.
Wil je weten hoe een uitrol naar meerdere scholen in jouw regio eruitziet, en wat de groepskorting inhoudt? Neem contact op via info@colibris.be of +32 3 336 06 55.
