mogelijkheden

Aura, Bidoc, Adlib… bibliotheeksoftware vergeleken

Er zijn tal van softwarepakketten op de markt voor bibliotheekbeheer. De meeste daarvan focussen op een bepaalde doelgroep of een bepaalde soort bibliotheken. Een bedrijfsbibliotheek heeft uiteraard andere eisen dan een openbare bibliotheek.

Desktop software of online bibliotheeksoftware?

Toen Colibris in 2002 het daglicht zag, bestond er nauwelijks online bibliotheeksoftware. Software werd geleverd op een cd-rom en geïnstalleerd op één of meerdere PC’s. Je betaalde extra voor meerdere licenties, updates waren omslachtig en je kon enkel ter plaatse werken in de bibliotheek. Op termijn brachten veel systemen ook een extra online “module” uit, die naast de desktop software werkte. Recent zijn andere systemen zoals Aura volledig omgevormd tot online software.

De voordelen zijn duidelijk: geen investeringen in dure hardware, van overal toegankelijk, updates kunnen centraal gebeuren, en geen beperkingen wat betreft het aantal gebruikers.

Colibris is van bij de start opgevat als online software en heeft dus tot 15 jaar voorsprong als het gaat om “software as a service” (SaaS) of “cloud software”. Vergelijk het met web banking systemen: je logt in op een website en kunt daar de volledige functionaliteit benutten. Andere systemen zoals de Aura bibliotheeksoftware zijn pas veel later omgevormd tot online cloud oplossing.

Bibliotheeksoftware: verschillende types

We kunnen bibliotheeksoftware indelen volgens diverse kenmerken; zo zien we verschillende types:

  • Een eerste groep zijn de persoonlijke systemen zoals Libib, LibraryThing, Koha of Collectorz.
    Ze zijn vooral bedoeld voor particulieren en bieden een eenvoudige manier om een kleine collectie doorzoekbaar maken. Vaak kan je echter enkel kiezen uit een gedeelde database met vooraf ingevoerde boeken waarbij je dient ‘aan te vinken’ welke je bezit. In sommige gevallen kan je ook zelf werken toevoegen of wijzigen. Deze pakketten zijn vaak gericht op het buitenland, utleenfunctionaliteit is in deze categorie geen essenteel element en er is vaak geen online gedeelte. Ook op andere vlakken schieten ze vaak tekort in een bedrijfs- of schoolomgeving.
  • Een tweede groep zijn de professionele bibliotheekpakketten voor kleine tot middelgrote bibliotheken. Colibris valt hieronder, samen met Aura Online, Adlib, Bidoc, BIBIS. Ze bieden uitgebreide functionaliteit en – niet onbelangrijk – betrouwbare ondersteuning. In deze categorie zullen we enkele pakketten naast elkaar zetten.
  • De laatste groep zijn de grote systemen, voornamelijk gericht op openbare bibliotheken. In Vlaanderen vonden we in deze categorie drie grote namen terug, telkens ontwikkeld in samenwerking met een universiteit: Brocade, Vubis / V-Smart en Aleph / Alma. Recent zijn alle openbare bibliotheken overgestapt op een eengemaakt bibliotheeksysteem: Wise van OCLC. Niet enkel het eisenpakket, maar ook de kostprijs in deze categorie is van een totaal andere orde dan wat individuele scholen, bedrijven of organisaties meestal voor ogen hebben.

Colibris tegenover andere uitleensystemen zoals Aura, Bidoc of Adlib

Wanneer we Colibris vergelijken met andere systemen op de markt, dan zien we verschillen op een aantal vlakken:

  • Prijzetting
    Niet alleen ligt de opstartkost en de maandelijkse abonnementsprijs een stuk hoger, meestal wordt ook gewerkt met optionele modules waardoor de prijs snel oploopt. Colibris werkt met drie duidelijk omlijnde versies die overeenkomen met verschillende types van bibliotheken, en we hanteren een vaste all-in prijs.
  • Limieten op het aantal gebruikers / beheerders
    Bij Colibris vinden we het niet correct dat een klant met 10.000 items in de collectie meer betaalt dan een klant met 100 items. De database is dezelfde, dus een ‘belasting’ op de hoeveelheid data is onlogisch. Nagenoeg alle andere pakketten rekenen fors door als je collectie of het aantal gebruikers groeit.
  • Vormgeving / gebruiksvriendelijkheid
    De meeste pakketten zijn gestart als DOS- of Windows-toepassing en sommige zijn ook voor hun webapplicatie min of meer in de oude vormgeving blijven steken. BIBIS en Aura, maar vooral ook Bidoc hanteren een droge, tekst-gebaseerde layout met zware formulieren. De interface is ook slecht bruikbaar op mobiele toestellen zoals een iPad of smartphone. Colibris werd recent volledig opnieuw ontworpen en heeft een moderne, lichte en gebruiksvriendelijke lay-out die zich perfect aanpast aan diverse toestellen en schermformaten.
  • Functionaliteit
    Uiteraard zijn er functionele verschillen. Niet elke bibliotheeksoftware heeft een thesaurusfunctie, of uitgebreide besteladministratie. Facturen maken vanuit de bibliotheeksoftware of het uitlenen van e-books is niet altijd mogelijk. Colibris wil niet zonder meer het grootste aantal functies: we beseffen immers dat meer mogelijkheden ook leiden tot meer complexe software, en we beperken ons dus tot de meest gevraagde functies binnen onze doelgroep.
  • Unieke mogelijkheden
    Colibris staat zeer ver in de integratie van barcodescanners en het aansturen van labelprinters vanuit onze software. Ook op het vlak van het suggeren van ISBN / EAN gegevens staan we erg ver. Scan de barcode van een boek, cd of dvd en Colibris vult de titel, auteur, uitgever… automatisch aan. Geen enkel vergelijkbaar pakket biedt dezelfde graad van API integratie en vergemakkelijkt het invoerproces zodanig.
  • Persoonlijke ondersteuning
    Hoe snel krijg je hulp wanneer je een probleem hebt? Kan je terecht bij een vaste contactpersoon die je organisatie kent, of passeer je via een callcenter? Ook op dat vlak legt Colibris de lat hoog. We proberen bovendien de vinger aan de pols te houden, staan open voor suggesties en introduceren regelmatig nieuwigheden die voortkomen uit vragen van specifieke klanten.

Graag meer info?

Heb je specifieke vragen over de keuze voor Colibris? Ben je benieuwd wat Colibris kan betekenen voor jouw organisatie? Wij beantwoorden met plezier je vragen, neem vrijblijvend contact op.

Leave a Comment