Open-source software is in sommige sectoren goed ingeburgerd, denk aan WordPress dat wordt gebruikt om miljoenen websites te onderhouden. Is gratis bibliotheeksoftware ook zo’n goed idee? We zetten de voor- en nadelen op een rijtje en proberen de afweging te maken.
Bij de meest populaire gratis bibliotheek software horen namen zoals Librarika, OpenBiblio, Booksource, Libib en Koha. Ze worden vaak gebruikt om persoonlijke collecties met boeken te beheren, maar er zijn ook heel wat scholen in Vlaanderen en Nederland die hiermee aan de slag gaan. Het feit dat er geen licentiekost wordt aangerekend, spreekt natuurlijk aan.
Er is enerzijds bibliotheeksoftware die volledig gratis wordt aangeboden, en anderzijds software met een gratis instapversie. Dit model is erop gericht om je na verloop van tijd te laten betalen voor extra functionaliteit of een grotere collectie. Bij Librarika zal je bijvoorbeeld advertentiebanners zien en is de collectie beperkt tenzij je overstapt op een betaalde versie. Bij Libib ontbreekt dan weer het uitleensysteem of e-mailherinneringen.
Niet alle bibliotheeksoftware werkt in de cloud. Er is nog veel klassieke software te vinden die geïnstalleerd wordt op één computer en enkel daar gebruikt kan worden. Een belangrijk nadeel ten opzichte van Colibris en andere online pakketten die ervoor zorgen dat je van overal toegang hebt tot je collectie.
Voordelen van gratis uitleensystemen
- Geen kosten
Voor open-source software is er inderdaad geen licentiekost. Anderzijds omvat de jaarlijkse kost van onze Colibris bibliotheeksoftware niet enkel een licentiekost, er zitten ook serverkosten in vervat, updates, regelmatig onderhoud en een permanente ondersteuning. Deze kosten (plus alle tijd die eraan besteed wordt om alles in orde te brengen) zijn er óók bij “gratis” pakketten. Service ontbreekt in open-source bibliotheeksoftware en je staat dus zelf in voor het installeren, onderhouden en updaten van de software. - Zelf uit te breiden
Wie houdt van een uitdaging, kan soms zelf uitbreidingen programmeren of de werking van open-source software wijzigen. Dit is interessant om de software volledig naar je hand te zetten. Anderzijds beperk je op die manier wel de mogelijkheid om reguliere updates te installeren, want die overschrijven vaak je eigen aanpassingen. In de praktijk waagt daarom bijna niemand zich hieraan.
Nadelen van gratis bibliotheek software
- Wettelijk kader
Wie bibliotheeksoftware in gebruik neemt, zal persoonsgegevens verwerken van medewerkers, leerlingen of cliënten. In Europa zijn we gebonden aan een strikte GDPR / AVG wetgeving, maar buitenlandse producten zoals Librarika of Libib voldoen hier niet aan, waardoor je als organisatie meestal zelf instaat voor de mogelijke gevolgen en eventuele boetes. Libib werkt vanuit de Verenigde Staten, en wist je dat Librarika zijn data voornamelijk verwerkt in Bangladesh (gebruiksvoorwaarden art.5) en dat ze daarom expliciet vermelden dat hun software niet gebruikt mag worden in Europa door personen onder de 16 jaar (art.8)? Ook Booksource vermeldt dat hun software enkel door personen ouder dan 18 jaar mag worden gebruikt. Vooral scholen begeven zich dus op glad ijs wanneer ze dit soort software gaan gebruiken voor hun leerlingen. - Lastige configuratie en onderhoud
De ontwikkelaars bieden hun code gratis aan, maar je moet zelf een webserver voorzien en aan de slag gaan met programmeertalen en databanken. De configuratie van OpenBiblio is bijvoorbeeld gekend voor zijn complexiteit. Ook nadien moet je zelf garant blijven staan voor de veiligheid van het systeem, de updates en de werking. - Werkelijke kost is moeilijk in te schatten
De totale investering voor gratis bibliotheek software (voornamelijk hardwarekosten en tijd voor implementatie en onderhoud) is moeilijk in te schatten en is eigenlijk een verborgen kost die in realiteit vaak hoger uitvalt dan verwacht. Daartegenover staat dat je bij een all-in concept zoals Colibris steeds een duidelijk idee hebt van het kostenplaatje, plus de garantie dat het niet duurder kan uitvallen dan gepland. - Beperkte functionaliteit
In gratis bibliotheeksoftware ontbreken vaak interessante mogelijkheden zoals de ondersteuning voor barcodescanners of labelprinters. Ook het kunnen ophalen van titel, auteur, uitgever en coverafbeelding op basis van ISBN of barcode ontbreekt vaak, of is gelinkt aan online bronnen die weinig relevant zijn voor collecties in Vlaanderen en Nederland. - Gericht op een Engelstalige markt
Heel veel gratis bibliotheeksoftware is enkel beschikbaar in het Engels. Bovendien zijn ze vaak gericht op een bibliotheektraditie uit het buitenland, met verwijzingen naar de Library of Congress of het tonen van Amerikaanse advertenties. - Gebruiksvriendelijkheid
Open-source software wordt vaak door programmeurs ontwikkeld in hun vrije tijd. De focus ligt op de code, die misschien wel efficiënt werkt, maar daarom nog geen rekening houdt met eindgebruikers die minder kennis hebben van computersystemen. De lay-out en gebruiksvriendelijkheid zijn vaak niet uitnodigend. Meestal is de documentatie ook rudimentair en Engelstalig. - Betrouwbaarheid en ondersteuning
Bij gratis software kan je de maker niet verantwoordelijk stellen. Als het niet blijkt te werken, kan je enkel hopen op een oplossing in de toekomst. Doordat de broncode openbaar is, is het systeem ook vatbaarder voor hackers. Er is bovendien geen garantie dat de ontwikkelaars het platform zullen blijven ondersteunen in de toekomst. Zo was er niet zo lang geleden oss4lib, een populair systeem waar plots de stekker uit werd getrokken. Daar staat tegenover dat betalende software zoals Colibris concrete garanties biedt, met een service level agreement, een helpdesk die paraat staat, en al meer dan 20 jaar continuïteit in de ontwikkeling.
Librarika, Libib, OpenBiblio, Booksource en alternatieven: doordachte keuze?
Wees kritisch vooraleer je voor gratis software kiest. De kostprijs is slechts één factor in het totale plaatje. Hoeveel is gemoedsrust en gebruiksvriendelijkheid waard? Beschikt je bedrijf, school of organisatie over de nodige kennis om servers te laten draaien en met programmeertalen en databanken aan de slag te gaan? Is de gewenste functionaliteit aanwezig en kan je ergens terecht bij problemen?
Voor persoonlijke bibliotheekcollecties (zonder externe ontleners) is er leuke gratis software waarmee je een catalogus kunt beheren, zoals Libib of Collectorz bijvoorbeeld. Schoolbibliotheken zitten vaak op een kantelpunt. Door hun beperkte budgetten kan gratis bibliotheeksoftware een oplossing bieden, maar alleen wanneer er de nodig kennis aanwezig is en er genoegen wordt genomen met een reeks belangrijke beperkingen. Bij de vergelijking wordt vaak geen rekening gehouden met verborgen kosten, de risico’s van beperkte ondersteuning en het wettelijk kader van GDPR / AVG van systemen zoals Librarika of Koha. Meteen ook de redenen waarom je in een bedrijfsomgeving geen gratis bibliotheeksoftware zult tegenkomen.
Meer info over de Colibris bibliotheeksoftware?
Ben je benieuwd wat Colibris kan betekenen voor het beheer van jouw bibliotheek?
Heb je graag enkele referenties van andere bibliotheken die (niet) voor gratis bibliotheeksoftware hebben gekozen?
Wij beantwoorden met plezier je vragen, neem vrijblijvend contact op.
