mogelijkheden

Gratis bibliotheeksoftware: Vergelijking

Open-source software is in sommige sectoren goed ingeburgerd, denk aan WordPress dat wordt gebruikt om miljoenen websites te onderhouden. Is gratis bibliotheeksoftware ook zo’n goed idee? We zetten de voor- en nadelen op een rijtje en proberen de afweging te maken.

Bij de meest populaire gratis bibliotheeksoftware horen namen zoals Librarika, OpenBiblio, Libib en Koha. Ze worden vaak gebruikt om persoonlijke collecties met boeken te beheren, maar er zijn ook heel wat scholen in Vlaanderen en Nederland die hiermee aan de slag gaan. Het feit dat er geen licentiekost wordt aangerekend, spreekt natuurlijk aan.

Er is enerzijds bibliotheeksoftware die volledig gratis wordt aangeboden, en anderzijds software met een gratis instapversie. Dit model is erop gericht om je na verloop van tijd te laten betalen voor extra functionaliteit of een grotere collectie. Bij Librarika zal je bijvoorbeeld advertentiebanners zien en is de collectie beperkt tenzij je overstapt op een betaalde versie. Bij Libib ontbreekt dan weer het uitleensysteem of e-mailherinneringen.

 

Gratis bibliotheeksoftware: OpenBiblio, Librarika, Koha

 

Voordelen van gratis uitleensystemen

  • Geen kosten
    Dat klopt, voor open-source software is er geen licentiekost. Anderzijds is de jaarlijkse kost van onze Colibris bibliotheeksoftware niet enkel een licentiekost, er zitten ook serverkosten in vervat, updates, regelmatig onderhoud en een permanente ondersteuning. Service ontbreekt in open-source bibliotheeksoftware, en je staat zelf in voor het onderhouden en updaten van de software. 
  • Zelf uit te breiden
    Wie houdt van een uitdaging, kan zelf uitbreidingen programmeren of de werking van open-source software wijzigen. Dit is interessant om de software volledig naar je hand te zetten. Anderzijds beperk je op die manier wel de mogelijkheid om reguliere updates te installeren, want die overschrijven wellicht je eigen updates.

Nadelen van gratis bibliotheeksoftware

  • Wettelijk kader
    Wie bibliotheeksoftware in gebruik neemt, zal persoonlijke gegevens verwerken van medewerkers, leerlingen of cliënten. In Europa wordt dat geregeld door een strikte GDPR / AVG wetgeving, maar buitenlandse producten zoals Librarika of Libib voldoen hier niet aan, waardoor je als organisatie meestal zelf instaat voor de mogelijke gevolgen en eventuele boetes. Wist je dat Librarika zijn data verwerkt in Bangladesh (art.5), en dat ze in hun gebruikersvoorwaarden expliciet vermelden dat hun software niet gebruikt mag worden in Europa door personen onder de 16 jaar (art.8)? Vooral scholen begeven zich dus op glad ijjs wanneer ze dit soort software gaan gebruiken voor hun leerlingen.
  • Lastige configuratie en onderhoud
    De ontwikkelaars bieden hun code gratis aan, maar je moet zelf een webserver voorzien en aan de slag gaan met programmeertalen en databanken. De configuratie van OpenBiblio is bijvoorbeeld gekend voor zijn complexiteit. Ook nadien moet je zelf garant blijven staan voor de veiligheid van het systeem, de updates en de werking. De totale investering (vooral tijd) is niet te onderschatten en is eigenlijk een verborgen kost die vaak onderschat wordt.
  • Beperkte functionaliteit
    In gratis bibliotheeksoftware ontbreken vaak interessante mogelijkheden, zoals de ondersteuning voor barcodescanners of labelprinters. Ook het kunnen ophalen van titel, auteur, uitgever en coverafbeelding op basis van een ISBN of EAN code ontbreekt vaak, of is gelinkt aan online bronnen die weinig relevant zijn voor collecties in Vlaanderen en Nederland.
  • Gericht op een Engelstalige markt
    Heel veel gratis bibliotheeksoftware is enkel beschikbaar in het Engels. Bovendien zijn ze vaak gericht op een bibliotheektraditie uit het buitenland, met verwijzingen naar de Library of Congress of Amerikaanse advertenties.
  • Gebruiksvriendelijkheid
    Open-source software wordt vaak ontwikkeld door programmeurs in hun vrije tijd. De focus ligt op de code, die misschien wel efficiënt werkt, maar daarom nog geen rekening houdt met eindgebruikers die minder kennis hebben van computersystemen. De lay-out en gebruiksvriendelijkheid zijn vaak niet uitnodigend. Vaak is de documentatie ook rudimentair en Engelstalig.
  • Betrouwbaarheid en ondersteuning
    Bij gratis software kan je de maker niet verantwoordelijk stellen. Als het niet blijkt te werken, kan je enkel hopen op een oplossing in de toekomst. Doordat de broncode openbaar is, is het systeem ook vatbaarder voor hackers. Er is bovendien geen garantie dat de ontwikkelaars het platform zullen blijven ondersteunen. Zo was er niet zo lang geleden oss4lib, een populair systeem waar plots de stekker uit werd getrokken. Daar staat tegenover dat betalende software zoals Colibris concrete garanties biedt, met een helpdesk die paraat staat, en een continuïteit in de ontwikkeling.

Librarika, Libib, OpenBiblio, Koha en alternatieven: doordachte keuze?

Wees kritisch vooraleer je voor gratis software kiest. De kostprijs is slechts één factor in het totale plaatje. Hoeveel is gemoedsrust waard? Beschikt je school of organisatie over de nodige kennis om servers te laten draaien en met programmeertalen en databanken aan de slag te gaan? Is de gewenste functionaliteit aanwezig en kan je ergens terecht bij problemen?

Voor persoonlijke bibliotheekcollecties (zonder externe ontleners) is er leuke gratis software waarmee je een catalogus kunt beheren, zoals Libib of Collectorz bijvoorbeeld. Schoolbibliotheken zitten vaak op een kantelpunt. Door hun beperkte budgetten kan gratis bibliotheeksoftware een oplossing bieden, maar alleen wanneer er de nodig kennis aanwezig is en er kan geleefd worden met een aantal beperkingen. Toch wordt er vaak geen rekening gehouden met verborgen kosten, de risico’s van beperkte ondersteuning en het wettelijk kader van GDPR / AVG van systemen zoals Librarika of Koha. Meteen ook de redenen waarom je in een bedrijfsomgeving geen gratis bibliotheeksoftware zult tegenkomen.

Graag meer info?

Ben je benieuwd wat Colibris kan betekenen voor het beheer van jouw bibliotheek?
Heb je graag enkele referenties van andere bibliotheken die (niet) voor gratis bibliotheeksoftware hebben gekozen?

Wij beantwoorden met plezier je vragen, neem vrijblijvend contact op.