De keuze voor een bepaalde bibliotheeksoftware wordt vaak gemaakt door verschillende oplossingen te vergelijken. Daarbij zijn er een aantal professionele softwarepakketten (al dan niet in de cloud, zoals Colibris) en ook enkele gratis oplossingen. We schreven al eerder een artikel waarin de voor- en nadelen van gratis software in de bibliotheek werden besproken. Toch krijgen we vaak ook de vraag wat de specifieke voordelen en nadelen zijn van Colibris, in vergelijking met andere oplossingen op de markt.
Voordelen van het Colibris bibliotheeksysteem
We focussen eerst op enkele voordelen van online software in het algemeen, en Colibris in het bijzonder. Sommige van deze voordelen zijn uniek voor ons pakket – hiermee maakt Colibris het verschil.
-
Bibliotheek beheren in de cloud
Medewerkers (of leerkrachten en leerlingen in een school) kunnen van overal opzoekingen doen of zelf hun uitleen beheren. Ook als bibliothecaris heb je van overal toegang. Een bijkomend voordeel is dat de installatie en configuratie, maar ook het dagelijkse beheer van Colibris volledig uit handen wordt genomen in onze online software. Dagelijkse back-ups en updates die verschillende keren per jaar beschikbaar worden, worden automatisch geregeld. -
Collectiegegevens op basis van ISBN
Het toevoegen van nieuwe boeken, cd’s, dvd’s… kan in 99% van de gevallen automatisch verlopen. Je scant de barcode van een boek (in feite de ISBN code) en Colibris haalt alle informatie op van verschillende online bronnen. Zo worden meer dan 25 miljoen objecten meteen herkend en hoef je de titel, auteur, uitgeverij, jaartal, korte inhoud… niet meer in te vullen. Zelfs de coverafbeelding wordt meestal automatisch opgehaald. Geen enkele andere software biedt deze graad van automatisering – een gigantische tijdswinst! -
Efficiënt uitlenen en opvolgen
Colibris genereert barcodelabels voor elk object. Ook ontleners kunnen een uitleenpas met barcode krijgen. Het uitlenen of terugnemen verloopt erg snel en efficiënt aan de hand van deze barcodes. Ons bibliotheeksysteem stuurt bovendien automatische herinneringen via e-mail wanneer de uitleen gaat aflopen. Zo gaat er minder materiaal verloren en besteed je minder tijd aan de opvolging. -
Doorgedreven gebruiksviendelijkheid
De Colibris software bestaat meer dan 20 jaar en werd oorspronkelijk ontwikkeld op maat van scholen. Deze doelgroep verwacht gebruiksvriendelijke software die intuïtief werkt, ook wanneer je geen ervaring hebt met bibliotheekbeheer. Later werd het pakket uitgebreid naar andere doelgroepen, maar zonder de efficiëntie en aantrekkelijke interface uit het oog te verliezen. Het pakket is beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels voldoet aan de Europese GDPR wetgeving (in tegenstelling tot veel gratis software die zicht richt op de Amerikaanse markt). -
Persoonlijke ondersteuning
Colibris heeft een uitgebreide Nederlandstalige helpsite waarop je tips en oplossingen vindt. Heb je toch een probleem? Ondersteuning via e-mail en telefoon zijn onbeperkt inbegrepen in onze jaarlijkse licentiekost. -
Gekende klanten, beproefd systeem
Onze bibliotheeksoftware wordt gebruikt in meer dan 200 organisaties in Vlaanderen en Nederland (en zelfs enkele in Aruba en Curaçao). Scholen zijn een grote doelgroep, maar ook overheidsdiensten, ziekenhuizen en zorginstellingen, advocatenkantoren en NGO’s gebruiken ons systeem. Vraag gerust enkele referenties in je buurt. -
Transparante kosten
In tegenstelling tot de meeste andere bibliotheek software, zijn er in Colibris geen beperkingen voor het aantal items in de collectie of het aantal gebruikers. Onze licenties zijn all-in en hebben een duidelijke kostprijs op jaarbasis. Voor startende klanten hebben we een voordelig Easy Start pakket dat naast de software ook de nodige apparatuur (labelprinter, scanner…) omvat en een opleiding.
Nadelen van de Colibris bibliotheeksoftware
Uiteraard maken we bij de ontwikkeling van de Colibris software weloverwogen keuzes, waardoor onze software niet voor elk type bibliotheek de beste keuze kan zijn. Daarom lichten we ook de belangrijkste nadelen van ons pakket toe.
-
Niet gratis
Hoewel we het meest betaalbare professionele pakket op de markt willen aanbieden, vragen sommige klanten zich af waar het verschil zit met gratis bibliotheeksoftware. Uiteraard bestaan er alternatieven zonder jaarlijkse licentiekost, maar die zijn beperkter qua functionaliteit en zijn minder gebruiksvriendelijk. Bovendien bieden ze geen ondersteuning en voldoen ze meestal niet aan onze geldende AVG / GDPR wetgeving. Onderschat bovendien de tijd niet die nodig is om gratis bibliotheeksoftware zelf op te zetten en te onderhouden, plus verborgen kosten zoals webhosting en beveliging. Je komt dan al snel in de buurt van onze all-in prijszetting. -
Beperkt tijdschriftenbeheer
Colibris laat bepaalde geavanceerde mogelijkheden bewust achterwege, omdat het de software onnodig zou verzwaren en omdat er weinig vraag naar is binnen onze doelgroep. Het beheren en opvolgen van tijdschriftabonnementen is zoiets. Ook complexe thesaurus functionaliteit of integraties met openbare bibliotheeksystemen laten we bewust vallen met het oog op een gebruiksvriendelijk, to-the-point systeem dat zich richt op kleine en middelgrote bibliotheken (ongeveer 500 tot 50.000 items). -
Initiële inspanning
Afhankelijk van het aantal boeken, cd’s, dvd’s… in de collectie, is er een een inspanning vereist om bij de start alle materialen in te voeren in de databank en te voorzien van een barcode. Dit geldt uiteraard ook voor andere bibliotheeksystemen. Daar staat tegenover dat we dit proces juist zo eenvoudig mogelijk proberen te maken met onze unieke ISBN scanfunctie. Ook een conversie van bestaande gegevens vanuit Excel, XML of andere bibliotheeksoftware kan een grote winst opleveren. Bovendien heeft onze software een ongelimiteerd aantal beheerders, waardoor je kunt samenwerken en gemakkelijk honderden items per dag kunt ontsluiten.
Graag meer voordelen en nadelen?
Ben je benieuwd naar de voor- en nadelen, en wat Colibris concreet kan betekenen voor het beheer van jouw bibliotheek? Heb je graag enkele referenties van andere bibliotheken in de buurt?
Wij beantwoorden met plezier je vragen, neem contact op of vraag vrijblijvend een demonstratie.
